Cum să îţi organizezi informaţiile

Plăteşte factura la mobil. Cumpără cadou pentru Ana. Adu-ţi aminte să iei pâine. Termină proiectul până miercuri. Nu uita de întâlnirea cu echipa.

În mintea ta e un mic uragan de idei, cifre şi date? Când ai de reţinut informaţii multe şi diverse, iar activităţile din viaţa de zi cu zi depind de ele, este bine să nu laşi totul doar în seama memoriei, pentru că s-ar putea să-ţi joace feste. Mai bine ia-ţi un „asistent personal”, adică un sistem de organizare a informaţiilor.

organizarea informatiilor

O mai bună structurare a informaţiilor te face să economiseşti timp şi să devii mai eficient la lucru, deoarece ştii clar ce ai de făcut, când şi unde, plus că găseşti mai uşor datele necesare.

Imaginează-ţi o cutie mare, plină cu obiecte de tot felul, puse unele peste altele, la întâmplare: foarfece, cuburi, pixuri, nasturi, cutii mai mici, creioane, capsatoare etc. Dacă ai nevoie de un pix albastru, va trebui să scotoceşti printre lucruri sau poate chiar să goleşti cutia pentru a-l găsi. În schimb, dacă obiectele sunt aranjate pe categorii, în compartimente separate, poţi merge drept la ţintă.

Un planificator te va ajuta să îmblânzeşti haosul, împărţind informaţiile din „cutia minţii” pe categorii, ca să ştii de unde să le iei.

Ce metodă de organizare funcţionează cel mai bine?

Răspunsul e simplu: cea care ţi se potriveşte. Iar ca să afli metoda potrivită, îţi recomandăm să testezi mai multe variante şi să alegi apoi una de care eşti mulţumit.

Aplicaţie electronică vs. hârtie

Există numeroase aplicaţii care te ajută să-ţi organizezi informaţiile, cum ar fi Google Calendar, Wunderlist, Trello, Evernote etc., iar o parte din ele sunt gratuite. Pe telefon, pe tabletă sau pe laptop, foloseşte un sistem pentru a-ţi crea un planner, eventual de tip calendar, astfel încât să ştii ce activităţi şi task-uri te aşteaptă pentru fiecare zi. În aceste tipuri de sisteme informaţiile sunt uşor de editat şi personalizat, plus că poţi ataşa link-uri către documente ajutătoare. La nevoie, poţi folosi chiar şi Excel-ul pentru a-ţi crea programul într-o formă pe gustul tău.

În schimb, dacă îţi place să scrii cu pixul sau creionul, ia în calcul varianta unei agende, de preferat tot sub formă de calendar, organizată pe zile. O poţi lua cu tine la întâlniri sau o poţi folosi pentru a-ţi nota idei şi informaţii pe care nu vrei să le uiţi. De asemenea, pe Internet găseşti multe template-uri printabile. Câteva modele, aici.

Împarte informaţiile pe categorii

Gândeşte-te la categorii ca la nişte sertare unde îţi pui informaţiile. Pe fiecare sertar scrie ce conţine şi apoi aşază informaţiile în locurile corespunzătoare. De exemplu, în planner poţi avea categorii ca: Facultate, Work, Dezvoltare, Relxare etc. Alocă fiecăreia un cod de culoare ca să o identifici mai uşor sau foloseşte un sistem de prescurtări pentru a prioritiza task-urile.

Nu uita de pauze

Trece-ţi în agendă inclusiv pauzele de relaxare şi de masă; astfel te asiguri că îţi faci timp pentru ele şi, în plus, vei avea o perspectivă completă asupra modului în care va arăta ziua ta.

Listele de tip „to do”

Funcţionează doar dacă sunt integrate într-un sistem organizat, altfel rişti să te trezeşti cu o grămadă de hârtiuţe colorate care-ţi tapetează biroul, dar fără timp să faci activităţile notate pe ele. Dacă ţi se par utile, foloseşte-le ca să notezi informaţiile pe moment, dar nu uita să le treci apoi în planificatorul tău.

Mediul de lucru

Nu în ultimul rând, când vine vorba de organizare, spaţiul de lucru are o influenţă destul de mare. Fă curăţenie pe birou şi în jurul său şi ţine cât mai puţin obiecte pe masa unde lucrezi.

 

Care este metoda preferată de tine pentru organizarea informaţiilor?

Share

Lasă un răspuns